Steuerberater wechseln in Österreich: Ablauf, Fristen & Kosten

Ein Steuerberaterwechsel wirkt zunächst aufwendiger, als er in vielen Fällen tatsächlich ist. Buchhaltung, Steuererklärungen, FinanzOnline-Vollmachten und möglicherweise mehrere Jahre an Unterlagen liegen bei der bisherigen Kanzlei – entsprechend groß ist oft die Sorge, dass ein Wechsel mitten im laufenden Betrieb Probleme verursacht.

Grundsätzlich kann ein Steuerberater in Österreich aber auch während des Jahres gewechselt werden. Entscheidend ist weniger der Kalender als der bestehende Auftrag: Welche Kündigungsfrist wurde vereinbart? Welche Arbeiten sind noch offen? Welche Unterlagen und Daten benötigt die neue Kanzlei? Und wer ist für die nächsten Abgabefristen verantwortlich?

Gut vorbereitet lässt sich ein Mandat meist ohne größere Unterbrechung von einer Kanzlei zur nächsten übertragen.

Kann man den Steuerberater einfach wechseln?

Grundsätzlich ja.

Ein Mandant ist nicht dauerhaft an seine Steuerkanzlei gebunden. Wie schnell das bestehende Vertragsverhältnis beendet werden kann, hängt allerdings davon ab, was im Auftrag beziehungsweise in den vereinbarten Auftragsbedingungen steht.

Gerade bei laufenden Mandaten – beispielsweise wenn eine Kanzlei dauerhaft Buchhaltung, UVA, Lohnverrechnung und Jahresabschluss übernimmt – kommen häufig die Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftstreuhandberufe (AAB) zur Anwendung.

Deshalb sollte vor einer Kündigung zunächst der ursprüngliche Auftrag beziehungsweise Vertrag geprüft werden.

Wichtig ist außerdem, den Wechsel nicht nur als Kündigung zu betrachten. Die eigentliche Aufgabe besteht darin, einen klaren Übergabezeitpunkt festzulegen: Bis zu welchem Monat arbeitet die bisherige Kanzlei und ab wann übernimmt die neue?

Das verhindert, dass dieselbe Arbeit zweimal erledigt wird oder – wesentlich problematischer – niemand davon ausgeht, für eine bestimmte Meldung verantwortlich zu sein.

Welche Kündigungsfrist gilt?

Eine allgemein für jeden Steuerberatervertrag geltende Kündigungsfrist von beispielsweise drei Monaten gibt es nicht.

Zunächst gilt, was zwischen Kanzlei und Mandant vereinbart wurde.

Sind allerdings die verbreiteten Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftstreuhandberufe wirksam vereinbart und handelt es sich um einen unbefristeten Dauerauftrag, gilt ohne wichtigen Grund grundsätzlich eine Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats.

Das kann insbesondere bei laufender Betreuung relevant werden.

Die Wirtschaftskammer weist außerdem darauf hin, dass während einer solchen Kündigungsfrist weiterhin Honoraransprüche entstehen können, wenn der Steuerberater zur vereinbarten Leistung bereit gewesen wäre. Eine Kündigung bedeutet daher nicht automatisch, dass ab diesem Tag keinerlei Kosten mehr bei der bisherigen Kanzlei anfallen.

Wurde im eigenen Vertrag etwas anderes vereinbart, kann allerdings eine andere Frist gelten.

Vor dem Wechsel sollte deshalb geklärt werden:

• Welche Auftragsbedingungen gelten?
• Handelt es sich um einen laufenden Dauerauftrag?
• Welche Kündigungsfrist wurde vereinbart?
• Welche Arbeiten soll die bisherige Kanzlei bis zum Ende des Mandats noch erledigen?

Gerade der letzte Punkt kann finanziell wichtiger sein als die eigentliche Kündigungsfrist.

Muss man bis zum Jahresende warten?

Nein.

Es gibt grundsätzlich keinen steuerlichen Grund, weshalb ein Steuerberaterwechsel nur zum 31. Dezember möglich wäre.

Ein Unternehmen kann beispielsweise auch im April, August oder Oktober zu einer neuen Kanzlei wechseln.

In der Praxis kann ein Wechsel zu einem klaren Abrechnungszeitpunkt die Übergabe allerdings vereinfachen. Wird die laufende Buchhaltung monatlich geführt, kann beispielsweise die bisherige Kanzlei noch einen Monat vollständig abschließen und die neue Kanzlei ab dem Folgemonat übernehmen.

Ähnliches gilt bei vierteljährlichen Arbeiten.

Das Jahresende kann ebenfalls ein praktischer Wechselzeitpunkt sein – insbesondere wenn die alte Kanzlei das vergangene Jahr noch abschließt und die neue Kanzlei mit dem neuen Wirtschaftsjahr beginnt.

Es ist aber kein notwendiger Zeitpunkt.

Wenn die Zusammenarbeit nicht mehr funktioniert, sollte ein Wechsel daher nicht allein deshalb um viele Monate verschoben werden, weil das Geschäftsjahr noch läuft.

So läuft der Steuerberaterwechsel praktisch ab

Ein geordneter Wechsel lässt sich im Wesentlichen in wenige Schritte aufteilen.

1. Neue Kanzlei auswählen

Idealerweise steht die neue Kanzlei bereits fest, bevor das bestehende Mandat endgültig endet.

So kann früh geklärt werden, welche Daten übernommen werden müssen und welcher Übergabezeitpunkt sinnvoll ist.

2. Bestehenden Vertrag prüfen und kündigen

Anschließend wird geprüft, welche Kündigungsregelung für das bestehende Mandat gilt.

Dabei sollte auch feststehen, welche Arbeiten die alte Kanzlei noch abschließt.

3. Übergabezeitpunkt festlegen

Beispielsweise:

• alte Kanzlei führt die Buchhaltung noch bis September
• UVA für September wird noch von der alten Kanzlei erstellt
• ab Oktober übernimmt die neue Kanzlei

Welche Aufteilung sinnvoll ist, hängt von den laufenden Leistungen ab.

4. Daten und Unterlagen übertragen

Die neue Kanzlei benötigt nicht nur einzelne Rechnungen, sondern in der Regel auch die bisherigen Buchhaltungs- und Steuerdaten.

Der genaue Umfang hängt davon ab, welche Leistungen übernommen werden.

5. Vertretung gegenüber dem Finanzamt aktualisieren

Wenn die bisherige Kanzlei das Unternehmen steuerlich vertreten hat, muss auch die Vertretung entsprechend angepasst werden.

Besonders wichtig ist das, wenn eine Zustellvollmacht bestand und Schreiben des Finanzamts bisher direkt an die alte Kanzlei gegangen sind.

6. Offene Arbeiten und Fristen abstimmen

Zum Abschluss muss eindeutig feststehen, wer beispielsweise die nächste UVA, Steuererklärung, Bilanz oder Lohnverrechnung erledigt.

Gerade bei einem Wechsel nahe an einer Frist sollte dieser Punkt nicht dem Zufall überlassen werden.

Welche Unterlagen werden beim Wechsel benötigt?

Welche Daten tatsächlich übertragen werden müssen, hängt stark vom Mandat ab.

Bei einem Unternehmen mit laufender Buchhaltung können beispielsweise relevant sein:

• Buchhaltungsdaten und Saldenlisten
• Konten und Buchungsjournale
• Anlagenverzeichnis
• offene Posten
• bereits abgegebene Umsatzsteuervoranmeldungen
• Jahresabschlüsse beziehungsweise Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen
• bisherige Steuererklärungen
• Steuerbescheide
• Finanzamtskorrespondenz
• Lohnverrechnungsdaten
• Informationen zu laufenden Verfahren oder Prüfungen
• vorhandene steuerliche Berechnungen und Dokumentationen

Nicht jede dieser Unterlagen muss der Mandant persönlich herunterladen und einzeln an die neue Kanzlei schicken.

In der Praxis kann ein wesentlicher Teil der Übergabe zwischen den Kanzleien organisiert werden, sofern die notwendigen Zustimmungen vorliegen.

Trotzdem ist es sinnvoll, selbst darauf zu achten, dass alle wichtigen Unternehmensunterlagen weiterhin vollständig verfügbar sind.

Unternehmen treffen schließlich eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und Belege müssen grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden; in bestimmten Fällen können längere Fristen relevant sein.

Kann der alte Steuerberater Unterlagen zurückhalten?

Gerade bei offenen Honorarnoten ist dieser Punkt wichtig.

Ein Steuerberater kann nicht einfach sämtliche Unterlagen eines Mandanten einbehalten.

Bei Unterlagen, die der Mandant selbst zur Verfügung gestellt hat – beispielsweise eigene Rechnungen, Bankbelege oder andere Originalunterlagen – besteht laut Wirtschaftskammer grundsätzlich kein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare.

Anders kann es bei Arbeitsergebnissen sein, die die Kanzlei selbst erstellt hat.

Dazu können beispielsweise ein erstellter Jahresabschluss oder eine Steuererklärung gehören. Hier kann ein Zurückbehaltungsrecht bestehen, bis offene Ansprüche der Kanzlei bezahlt wurden.

Für einen möglichst reibungslosen Wechsel ist es deshalb sinnvoll, offene Rechnungen und strittige Honorare frühzeitig zu klären.

Das verhindert nicht nur Konflikte, sondern kann auch vermeiden, dass der neuen Kanzlei für die weitere Arbeit wichtige Ergebnisse fehlen.

Was passiert mit FinanzOnline und der Vollmacht?

Steuerberater verwenden für die Vertretung ihrer Mandanten einen eigenen berufsmäßigen Zugang zu FinanzOnline.

Die persönlichen FinanzOnline-Zugangsdaten des Mandanten müssen dafür nicht an den Steuerberater weitergegeben werden.

Mit einer entsprechenden Vollmacht kann die Kanzlei unter anderem den Steuerakt einsehen, Erklärungen übermitteln und Anträge stellen.

Bei einem Wechsel sollte deshalb geklärt werden, welche Vollmachten die bisherige Kanzlei hatte und welche davon beendet beziehungsweise durch die neue Vertretung ersetzt werden müssen.

Besonders wichtig ist eine bestehende Zustellvollmacht.

Hat die bisherige Kanzlei eine solche Vollmacht, können Bescheide und andere Schreiben des Finanzamts direkt an sie zugestellt werden. Nach einem Wechsel sollte daher sichergestellt werden, dass die Zustellung künftig wieder an den Mandanten oder an die neue Kanzlei erfolgt.

Die neue Steuerkanzlei kann die notwendige Vertretung anschließend über ihren eigenen beruflichen FinanzOnline-Zugang wahrnehmen.

Was passiert mit offenen Steuererklärungen und Fristen?

Ein Steuerberaterwechsel setzt laufende Fristen nicht automatisch zurück.

Deshalb sollte vor der Übergabe geprüft werden, welche Erklärungen und Meldungen noch offen sind.

Besonders relevant sind beispielsweise:

• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Zusammenfassende Meldungen
• Lohnabgaben
• Einkommensteuererklärung
• Körperschaftsteuererklärung
• Umsatzsteuerjahreserklärung
• Jahresabschluss
• offene Antworten an das Finanzamt

Bei Jahressteuererklärungen kommt zusätzlich die Quotenregelung für berufsmäßig vertretene Steuerpflichtige ins Spiel.

Steuerberater können Mandanten unter bestimmten Voraussetzungen zur Quotenregelung anmelden. Dadurch können Jahreserklärungen innerhalb der gesetzlich vorgesehenen verlängerten Fristen eingereicht werden.

Ein Vertreterwechsel führt nicht automatisch dazu, dass diese Möglichkeit verloren geht.

War eine Steuernummer zum maßgeblichen Zeitpunkt bereits von der bisherigen Kanzlei zur Quotenregelung angemeldet und wurde die betreffende Erklärung noch nicht abgegeben, sieht die Quotenregelungsverordnung ausdrücklich die Möglichkeit vor, dass die neue steuerliche Vertretung den Fall auch nach dem 30. Juni übernimmt.

Das Bundesministerium für Finanzen bestätigt außerdem ausdrücklich, dass ein solcher Vertreterwechsel möglich ist.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jede Person durch einen kurzfristigen Wechsel zu einem Steuerberater nachträglich automatisch in die Quote aufgenommen werden kann. War die Steuernummer vorher nicht entsprechend angemeldet, gelten andere Regeln.

Bei einem Wechsel während der laufenden Erklärungssaison sollte die neue Kanzlei deshalb ausdrücklich prüfen, welche Abgabefrist für den konkreten Mandanten tatsächlich gilt.

Was kostet ein Steuerberaterwechsel?

Für den Wechsel selbst gibt es keine gesetzlich festgelegte Wechselgebühr.

Trotzdem können rund um den Wechsel Kosten entstehen.

Resthonorar der bisherigen Kanzlei

Noch nicht bezahlte Leistungen müssen selbstverständlich beglichen werden.

Wenn eine Kündigungsfrist läuft, können außerdem Leistungen beziehungsweise Honoraransprüche aus diesem Zeitraum relevant sein.

Abschluss laufender Arbeiten

Die bisherige Kanzlei kann beispielsweise noch die letzte Buchhaltungsperiode, UVA oder einen bereits begonnenen Jahresabschluss fertigstellen.

Einrichtung bei der neuen Kanzlei

Die neue Kanzlei muss sich zunächst in das Mandat einarbeiten.

Dazu können gehören:

• Übernahme der Stammdaten
• Import der Buchhaltung
• Kontrolle der Anfangssalden
• Übernahme des Anlagenverzeichnisses
• Prüfung offener Steuerfragen
• Einrichtung von Schnittstellen oder Software

Wie viel dafür verrechnet wird, hängt von der Kanzlei und der Qualität der vorhandenen Daten ab.

Ein sauber geführtes Mandat lässt sich entsprechend leichter übernehmen als eine Buchhaltung, bei der zunächst Fehler oder fehlende Informationen aufgearbeitet werden müssen.

Mögliche Doppelarbeiten

Besonders teuer wird ein Wechsel, wenn nicht klar definiert ist, welche Kanzlei welche Periode bearbeitet.

Wenn die alte Kanzlei beispielsweise bereits mit dem Jahresabschluss begonnen hat und die neue Kanzlei dieselbe Arbeit nochmals durchführen muss, entstehen leicht vermeidbare Mehrkosten.

Der wichtigste Kostenfaktor beim Wechsel ist daher häufig nicht der Wechsel selbst, sondern eine schlecht organisierte Übergabe.

Wann ein Wechsel sinnvoll sein kann

Ein Steuerberaterwechsel muss nicht erst dann stattfinden, wenn die Zusammenarbeit völlig gescheitert ist.

Typische Gründe können beispielsweise sein:

• dauerhaft schlechte Erreichbarkeit
• lange Reaktionszeiten
• wiederkehrend unklare Rechnungen
• fehlende Erfahrung mit der eigenen Branche
• zunehmende Komplexität des Unternehmens
• fehlende digitale Prozesse
• Wunsch nach mehr Beratung statt reiner Abwicklung
• wiederkehrende Probleme bei der Zusammenarbeit
• ein Honorar, das nicht mehr zum Leistungsumfang passt

Gleichzeitig ist nicht jedes einzelne Problem automatisch ein Grund, die Kanzlei zu wechseln.

Ein gutes Mandatsverhältnis entwickelt sich häufig über Jahre. Die Kanzlei kennt die Unternehmenshistorie, frühere Entscheidungen und Besonderheiten des Steuerfalls. Dieses Wissen hat durchaus einen Wert.

Ein Wechsel ist daher besonders sinnvoll, wenn strukturell etwas nicht mehr passt – nicht unbedingt wegen einer einzelnen verzögerten Antwort oder einer einmaligen Meinungsverschiedenheit.

Worauf man bei der neuen Kanzlei achten sollte

Wer bereits einmal einen Steuerberater wechselt, sollte die Gelegenheit nutzen, nicht nur nach einem Ersatz, sondern nach einer besser passenden Kanzlei zu suchen.

Relevant können unter anderem sein:

• Erfahrung mit der eigenen Branche
• Erfahrung mit der eigenen Rechtsform
• Größe und Komplexität des Unternehmens
• angebotene Buchhaltungssoftware und Schnittstellen
• digitale Zusammenarbeit
• erreichbare Ansprechpartner
• Beratungsumfang
• Kapazität für neue Mandanten
• transparente Honorarstruktur

Besonders wichtig ist, dass die neue Kanzlei versteht, warum die bisherige Zusammenarbeit nicht optimal funktioniert hat.

Wer beispielsweise wechselt, weil die bisherige Kanzlei zwar fachlich gut war, aber kaum proaktiv beraten hat, sollte bei der nächsten Auswahl nicht ausschließlich den Stundensatz vergleichen.

Genauso wenig hilft ein besonders digitaler Steuerberater, wenn für das eigene Unternehmen eigentlich tiefgehende Erfahrung mit internationaler Umsatzsteuer oder einer bestimmten Branche entscheidend ist.

Fazit: Ein Steuerberaterwechsel ist meist unkomplizierter als gedacht

Ein Steuerberater kann in Österreich grundsätzlich auch während des laufenden Jahres gewechselt werden. Entscheidend ist zunächst der bestehende Vertrag: Besonders bei laufenden Mandaten können vereinbarte Auftragsbedingungen und Kündigungsfristen relevant sein.

Für einen sauberen Wechsel sollte eindeutig feststehen, wann die bisherige Kanzlei ihre Arbeit beendet und ab welchem Zeitpunkt die neue Kanzlei übernimmt. Buchhaltungsdaten, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Bescheide und andere relevante Unterlagen müssen vollständig übergeben werden.

Auch die steuerliche Vertretung sollte nicht vergessen werden. Bestehende FinanzOnline- und Zustellvollmachten müssen entsprechend angepasst werden, damit nach dem Wechsel klar ist, wer gegenüber dem Finanzamt tätig wird und wohin Bescheide zugestellt werden.

Offene Steuerfristen laufen trotz Wechsel weiter. Das gilt auch für Jahreserklärungen, wobei eine bestehende Quotenregelung unter bestimmten Voraussetzungen auf die neue steuerliche Vertretung übergehen kann.

Eine eigene gesetzliche Wechselgebühr gibt es nicht. Kosten können aber durch Kündigungsfristen, noch offene Arbeiten der bisherigen Kanzlei, die Übernahme durch die neue Kanzlei oder unnötige Doppelarbeiten entstehen.

Der Wechsel selbst ist deshalb selten das eigentliche Problem. Entscheidend ist eine klare und vollständige Übergabe.

Und wenn der bisherige Steuerberater fachlich, organisatorisch oder hinsichtlich der Spezialisierung nicht mehr zum Unternehmen passt, sollte man nicht allein aus Sorge vor dem Aufwand dauerhaft bei einer unpassenden Kanzlei bleiben.

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Stand: August 2026. Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung. Welche Kündigungsbedingungen gelten, hängt insbesondere vom konkret vereinbarten Auftrag und den einbezogenen Auftragsbedingungen ab.

Quellen & Datengrundlage

Die Angaben zu Kündigung, Vollmacht, Unterlagen und Abgabefristen wurden anhand aktueller österreichischer Behörden-, Kammer- und Rechtsinformationen geprüft.

Quellen: Wirtschaftskammer Österreich – „Der Unternehmer und sein steuerlicher Berater“ (Kündigung, AAB, Vollmacht und Zurückbehaltungsrecht) :contentReference[oaicite:0]{index=0} · Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen (KSW) – Mandatsverhältnis und Allgemeine Auftragsbedingungen :contentReference[oaicite:1]{index=1} · Bundesministerium für Finanzen – Bundesabgabenordnung und Vertretung :contentReference[oaicite:2]{index=2} · RIS – Quotenregelungsverordnung, insbesondere Vertreterwechsel :contentReference[oaicite:3]{index=3} · Bundesministerium für Finanzen – Zweifelsfragen zur Quotenregelung :contentReference[oaicite:4]{index=4} · WKO – Aufbewahrungspflichten für Unternehmensunterlagen :contentReference[oaicite:5]{index=5}