Buchhalter oder Steuerberater – wen brauche ich?

Wer Buchhaltung oder steuerliche Aufgaben auslagern möchte, stößt in Österreich schnell auf mehrere Berufsgruppen: Buchhalter, Bilanzbuchhalter und Steuerberater.

Auf den ersten Blick überschneiden sich ihre Leistungen stark. Alle können in bestimmten Bereichen mit dem Rechnungswesen eines Unternehmens arbeiten. Der entscheidende Unterschied liegt aber darin, wie weit ihre gesetzliche Berechtigung reicht.

Ein Buchhalter kann beispielsweise die laufende Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldungen übernehmen. Ein Bilanzbuchhalter darf zusätzlich unter anderem Lohnverrechnung durchführen und innerhalb bestimmter gesetzlicher Grenzen Bilanzen erstellen. Ein Steuerberater kann darüber hinaus Jahressteuererklärungen erstellen, umfassend steuerlich beraten und Mandanten gegenüber den Finanzbehörden vertreten.

Für Unternehmen stellt sich deshalb weniger die Frage, welcher Beruf grundsätzlich „besser“ ist. Entscheidend ist vielmehr:

Welche Aufgaben sollen ausgelagert werden – und wie umfassend soll die Betreuung sein?

Buchhalter, Bilanzbuchhalter und Steuerberater: Wo liegt der Unterschied?

Die Befugnisse der drei Berufsgruppen sind in Österreich gesetzlich geregelt.

Der Buchhalter ist vor allem auf das laufende Rechnungswesen ausgerichtet.

Der Bilanzbuchhalter verfügt über einen erweiterten Berechtigungsumfang und kann zusätzlich unter anderem Personalverrechnung sowie innerhalb der gesetzlichen Grenzen Bilanzen übernehmen.

Der Steuerberater deckt zusätzlich die umfassende steuerliche Beratung, Jahressteuererklärungen und die umfassende Vertretung gegenüber Finanzbehörden ab.

Vereinfacht sieht die Aufteilung so aus:

Die Tabelle ist bewusst vereinfacht. Buchhalter und Bilanzbuchhalter verfügen in bestimmten Bereichen über zusätzliche Beratungs- und Vertretungsrechte.

Der wesentliche Unterschied bleibt aber: Sobald nicht mehr nur das Rechnungswesen, sondern die steuerliche Beurteilung und Vertretung im Mittelpunkt steht, wird der Steuerberater relevant.

Was übernimmt ein Buchhalter?

Ein selbstständiger Buchhalter kann einen großen Teil der laufenden Buchhaltungsarbeit eines Unternehmens übernehmen.

Dazu gehören insbesondere:

• Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Kostenrechnung
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Zusammenfassende Meldungen
• bestimmte Angelegenheiten rund um OSS und IOSS

Gerade bei einem kleineren Unternehmen kann damit bereits ein erheblicher Teil der laufenden Administration ausgelagert werden.

Ein Beispiel wäre ein EPU mit 100 Buchungen pro Monat, einem Geschäftskonto und vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen. Wenn hier hauptsächlich Unterstützung bei der laufenden Buchhaltung benötigt wird, kann ein Buchhalter diese Aufgaben abdecken.

Die Grenze liegt dort, wo darüber hinaus beispielsweise Jahressteuererklärungen, umfassende steuerliche Beratung oder eine weitergehende Vertretung gegenüber dem Finanzamt benötigt werden.

An diesem Punkt kommt typischerweise ein Steuerberater hinzu.

Was kann ein Bilanzbuchhalter zusätzlich?

Der Bilanzbuchhalter verfügt über einen deutlich größeren Berechtigungsumfang als ein Buchhalter.

Neben der laufenden Buchhaltung kann er insbesondere auch:

• Lohn- und Gehaltsverrechnung übernehmen
• innerhalb der gesetzlichen Grenzen Bilanzen erstellen
• bestimmte Arbeitnehmerveranlagungen übernehmen
• in bestimmten Abgabenangelegenheiten vertreten
• bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit lohnabhängigen Abgaben erledigen

Damit kann ein Bilanzbuchhalter bei vielen kleineren und mittleren Unternehmen einen großen Teil des Rechnungswesens abdecken.

Besonders relevant ist die Möglichkeit zur Bilanzerstellung innerhalb der gesetzlichen Größenkriterien.

Das bedeutet beispielsweise, dass bei einer kleineren GmbH laufende Buchhaltung, Personalverrechnung und Jahresabschluss unter bestimmten Voraussetzungen von einem Bilanzbuchhalter übernommen werden können.

Nicht umfasst sind jedoch die klassischen Jahressteuererklärungen wie Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer- oder Umsatzsteuerjahreserklärung sowie die umfassende steuerliche Beratung.

Deshalb arbeiten Bilanzbuchhalter und Steuerberater in der Praxis auch häufig zusammen.

Was bietet ein Steuerberater darüber hinaus?

Der wesentliche Mehrwert eines Steuerberaters liegt nicht darin, dass er ebenfalls Buchhaltung durchführen darf.

Sein Berechtigungsumfang geht wesentlich weiter.

Dazu gehören insbesondere:

• Einkommensteuererklärungen
• Körperschaftsteuererklärungen
• Umsatzsteuerjahreserklärungen
• umfassende steuerliche Beratung
• steuerliche Gestaltung
• Vertretung gegenüber Finanzbehörden
• Begleitung bei Betriebsprüfungen
• Beratung bei Unternehmensgründungen und Rechtsformwechseln
• Umgründungen und Beteiligungsstrukturen
• internationale Steuerfragen
• komplexere Umsatzsteuerfragen

Relevant wird das vor allem dann, wenn zunächst geklärt werden muss, wie ein Sachverhalt steuerlich überhaupt zu behandeln ist.

Einige typische Beispiele:

• Welche Rechtsform passt zu einem wachsenden Unternehmen?
• Ist eine steuerliche Pauschalierung sinnvoll?
• Wie wirkt sich eine größere Investition steuerlich aus?
• Wie werden Geschäfte mit Kunden oder Lieferanten im Ausland behandelt?
• Welche Folgen hat der Einstieg eines Gesellschafters?
• Wie sollte auf eine Anfrage oder Prüfung des Finanzamts reagiert werden?

Hier reicht es nicht mehr aus, einen bereits bekannten Geschäftsvorfall richtig zu verbuchen. Es geht um die steuerliche Einordnung selbst.

Was passt bei einem EPU?

Bei einem einfachen EPU hängt die passende Lösung stark davon ab, welche Aufgaben übernommen werden sollen.

Nehmen wir einen selbstständigen Dienstleister mit:

• 50 bis 100 Buchungen pro Monat
• keinen Mitarbeitern
• einem Geschäftskonto
• regelmäßigen UVAs
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Wenn lediglich die laufende Buchhaltung ausgelagert werden soll, kann ein Buchhalter oder Bilanzbuchhalter dafür ausreichend sein.

Viele Unternehmer möchten allerdings zusätzlich Unterstützung bei:

• der jährlichen Steuererklärung
• steuerlichen Rückfragen
• Investitionen
• Umsatzsteuerfragen
• Kommunikation mit dem Finanzamt
• der laufenden steuerlichen Planung

Dann wird eine Steuerberatungskanzlei schnell zur umfassenderen Lösung.

Das muss nicht bedeuten, dass jede einzelne Buchung vom Steuerberater persönlich bearbeitet wird. In Steuerberatungskanzleien werden laufende Buchhaltungsarbeiten typischerweise ebenfalls von entsprechend spezialisierten Mitarbeitern durchgeführt. Der Steuerberater wird dort eingebunden, wo sein fachlicher oder rechtlicher Berechtigungsumfang erforderlich ist.

Gerade für ein wachsendes EPU kann das den Vorteil haben, dass Buchhaltung und Steuerberatung innerhalb derselben Kanzlei organisiert werden.

Was ist bei einer GmbH sinnvoll?

Bei einer GmbH kommt neben der laufenden Buchhaltung der Jahresabschluss hinzu.

Ein gewöhnlicher Buchhalter darf keine Bilanz erstellen. Ein Bilanzbuchhalter kann dies innerhalb der gesetzlichen Größenbegrenzungen übernehmen.

Eine mögliche Aufteilung wäre daher:

Bilanzbuchhalter

• laufende Buchhaltung
• Lohnverrechnung
• UVA
• Jahresabschluss

Steuerberater

• Körperschaftsteuererklärung
• Umsatzsteuerjahreserklärung
• steuerliche Beratung
• umfassende Vertretung gegenüber dem Finanzamt

Eine andere Möglichkeit ist, sämtliche Leistungen bei einer Steuerberatungskanzlei zu bündeln.

Gerade bei einer GmbH kann das organisatorische Vorteile haben, weil Buchhaltung, Bilanzierung, Jahressteuererklärungen und steuerliche Beratung eng miteinander zusammenhängen.

Welche Variante sinnvoller ist, hängt vor allem davon ab, wie komplex das Unternehmen ist.

Eine kleine GmbH mit wenigen Geschäftsvorfällen hat andere Anforderungen als ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, internationalen Kunden, Beteiligungen oder regelmäßigem Beratungsbedarf.

Buchhalter und Steuerberater kombinieren – oder alles aus einer Hand?

Unternehmen müssen sich nicht zwingend zwischen Buchhalter und Steuerberater entscheiden.

Ein mögliches Modell lautet:

laufende Buchhaltung beim Buchhalter oder Bilanzbuchhalter – Jahressteuererklärungen und steuerliche Beratung beim Steuerberater.

Das kann gut funktionieren, wenn beide Seiten sauber zusammenarbeiten und klar geregelt ist, wer welche Aufgaben übernimmt.

Eine andere Möglichkeit ist eine Steuerberatungskanzlei als zentraler Ansprechpartner.

Auch dort werden Routinearbeiten nicht zwangsläufig vom Steuerberater persönlich erledigt. Viele Kanzleien arbeiten intern mit Buchhaltern, Bilanzbuchhaltern, Berufsanwärtern und Steuerberatern, die je nach Aufgabe eingesetzt werden.

Dadurch können beispielsweise:

• Buchhaltung
• Lohnverrechnung
• Jahresabschluss
• Steuererklärungen
• steuerliche Beratung

innerhalb derselben Kanzlei organisiert werden.

Das kann besonders dann praktisch sein, wenn während der laufenden Buchhaltung regelmäßig steuerliche Fragen entstehen. Die notwendigen Informationen liegen bereits innerhalb derselben Kanzlei und müssen nicht zwischen zwei Dienstleistern weitergegeben werden.

Eine getrennte Lösung kann dagegen interessant sein, wenn bereits ein gut funktionierender Buchhalter vorhanden ist oder die laufende Buchhaltung bewusst unabhängig von der Steuerberatung organisiert werden soll.

Ist ein Buchhalter günstiger als ein Steuerberater?

Für reine Buchhaltungsleistungen kann ein selbstständiger Buchhalter oder Bilanzbuchhalter preislich attraktiv sein.

Ein direkter Vergleich nur anhand des Stundensatzes kann allerdings irreführend sein.

Eine Steuerberatungskanzlei verrechnet häufig unterschiedliche Honorare für:

• Buchhaltung
• Bilanzbuchhaltung
• Lohnverrechnung
• Steuerberatung

Die laufende Buchhaltung wird daher nicht automatisch mit dem gleichen Stundensatz verrechnet wie eine komplexe Beratungsleistung durch einen Steuerberater.

Bei einer getrennten Lösung kann wiederum ein günstiger Buchhaltungspreis mit zusätzlichen Kosten für Jahressteuererklärungen und Beratung bei einer zweiten Kanzlei verbunden sein.

Sinnvoller ist deshalb ein Vergleich der Gesamtkosten für den tatsächlich benötigten Leistungsumfang.

Relevant sind beispielsweise:

• laufende Buchhaltung
• UVA und weitere laufende Meldungen
• Lohnverrechnung
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Jahresabschluss
• Jahressteuererklärungen
• laufende steuerliche Beratung
• Kommunikation mit dem Finanzamt

Ein monatlicher Buchhaltungspreis allein sagt noch wenig darüber aus, was die gesamte steuerliche Betreuung über ein Jahr kostet.

Welche Lösung passt in typischen Situationen?

Kleines EPU mit überschaubarer Buchhaltung

Das Unternehmen benötigt vor allem Unterstützung bei der laufenden Buchhaltung und UVA.

Buchhalter oder Bilanzbuchhalter können diese laufenden Aufgaben übernehmen.

Wenn zusätzlich Jahressteuererklärungen, steuerliche Beratung oder Vertretung gewünscht werden, kann eine Steuerberatungskanzlei oder eine Kombination beider Anbieter sinnvoll sein.

Wachsendes EPU

Das Unternehmen investiert regelmäßig, hat EU-Kunden, stellt möglicherweise erste Mitarbeiter ein und benötigt zunehmend steuerliche Beratung.

Eine Steuerberatungskanzlei kann hier besonders praktisch sein, weil laufende Buchhaltung und steuerliche Beratung miteinander verbunden werden können.

Kleine GmbH

Buchhaltung, Lohnverrechnung, Bilanz und Steuererklärungen sollen ausgelagert werden.

Hier kommen sowohl eine Kombination aus Bilanzbuchhalter und Steuerberater als auch die vollständige Betreuung durch eine Steuerberatungskanzlei infrage.

Welche Variante besser passt, hängt unter anderem von Kosten, gewünschter Zusammenarbeit und Beratungsbedarf ab.

Komplexeres Unternehmen

Mehrere Gesellschaften, internationale Geschäftstätigkeit, Beteiligungen, Umgründungen oder regelmäßig komplexe steuerliche Fragestellungen.

Hier wird die laufende Einbindung eines Steuerberaters deutlich wichtiger. Das Rechnungswesen bleibt zwar eine wesentliche Grundlage, die steuerliche Beratung ist aber selbst ein zentraler Teil der Betreuung.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Die Berufsbezeichnung allein sagt noch nicht, welcher Anbieter am besten zum Unternehmen passt.

Bei Buchhaltung und Bilanzbuchhaltung ist beispielsweise relevant, ob Erfahrung mit der konkreten Art des Rechnungswesens vorhanden ist. Ein Onlinehändler mit mehreren Zahlungsanbietern und tausenden Transaktionen stellt andere Anforderungen als ein Berater mit wenigen Ausgangsrechnungen.

Bei einer Steuerberatungskanzlei kommt die fachliche Spezialisierung hinzu.

Je nach Unternehmen können beispielsweise Erfahrung mit

• E-Commerce
• Immobilien
• Ärzten und Gesundheitsberufen
• internationaler Umsatzsteuer
• Gastronomie
• Start-ups
• Holdingstrukturen

relevant sein.

Daneben spielen auch organisatorische Punkte eine Rolle: verwendete Software, digitale Zusammenarbeit, Ansprechpartner, Reaktionszeiten und die Transparenz des Honorarmodells.

Vor allem sollte klar sein, welche Leistungen tatsächlich Teil der Betreuung sind. Zwei Angebote können auf den ersten Blick ähnlich teuer wirken, obwohl eines nur die laufende Buchhaltung und das andere bereits Jahresabschluss, Steuererklärungen und einen Teil der Beratung umfasst.

Fazit: Buchhalter, Bilanzbuchhalter oder Steuerberater?

Buchhalter, Bilanzbuchhalter und Steuerberater überschneiden sich in einigen Bereichen, übernehmen aber nicht dieselben Aufgaben.

Ein Buchhalter ist vor allem für das laufende Rechnungswesen geeignet und kann unter anderem Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldungen übernehmen.

Ein Bilanzbuchhalter hat einen größeren Berechtigungsumfang und kann zusätzlich unter anderem Lohnverrechnung sowie innerhalb der gesetzlichen Grenzen Bilanzen erstellen.

Der Steuerberater deckt darüber hinaus Jahressteuererklärungen, umfassende steuerliche Beratung und die Vertretung gegenüber den Finanzbehörden ab.

Welche Lösung am besten passt, hängt deshalb weniger vom Titel des Dienstleisters als vom tatsächlichen Bedarf des Unternehmens ab.

Wer nur einen Teil des Rechnungswesens auslagern möchte, kann mit einem Buchhalter oder Bilanzbuchhalter gut versorgt sein. Sobald regelmäßig steuerliche Entscheidungen, Jahressteuererklärungen oder eine umfassendere Betreuung hinzukommen, wird die Einbindung eines Steuerberaters entsprechend wichtiger.

Dabei muss die Entscheidung nicht zwingend zwischen zwei getrennten Anbietern fallen. Eine Steuerberatungskanzlei kann Buchhaltung, Bilanzierung und Steuerberatung innerhalb einer gemeinsamen Betreuung verbinden, während alternativ auch die Zusammenarbeit eines externen Buchhalters mit einem Steuerberater funktionieren kann.

Für Unternehmen ist deshalb vor allem entscheidend, welche Aufgaben heute benötigt werden – und ob die gewählte Betreuung auch noch zum Unternehmen passt, wenn Umsatz, Mitarbeiterzahl oder steuerliche Komplexität wachsen.

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Stand: August 2026. Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Der konkrete Berechtigungsumfang richtet sich nach der jeweils geltenden österreichischen Rechtslage.

Quellen & Datengrundlage

Die Angaben zum Berechtigungsumfang wurden anhand der aktuellen österreichischen Rechtslage und Informationen der Wirtschaftskammer geprüft.

Quellen: Wirtschaftskammer Österreich (WKO) – Der Unternehmer und sein steuerlicher Berater · Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) – Bilanzbuchhaltungsgesetz 2014, insbesondere §§ 2 und 3 · RIS – Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017, insbesondere § 2.